Betriebliche Digitalisierung für AMS nutzen: Beispiele aus der Praxis

„Unsere Fachkraft für Arbeitssicherheit, Markus Wanner, und ich hatten die Idee, aus den verschiedenen Handlungshilfen der BG BAU eine für uns passende Checkliste für die Baustellenvorbereitung zu entwickeln, die auch digital zur Verfügung gestellt wird. Sie sollte auf der Baustelle abgearbeitet und im jeweiligen Ordner abgelegt werden können – in einem Ablauf ohne großen Zusatzaufwand“, erinnert sich der AMS-Beauftragte Peter Greiner. Mit dieser Idee stießen sie bei dem Inhaber Theo Aumann auf offene Ohren. Er war bereits Treiber hinter der Digitalisierung der betrieblichen Prozesse zur allgemeinen Baustellenabwicklung. Wichtig war allen Beteiligten vor allem, dass die Lösungen möglichst einfach und selbsterklärend gehalten wurden. 

Ganz einfach ließen sich eigene AMS-Ordner im bestehenden Ablagesystem anlegen, wie z. B. jeweils ein AMS-Unterordner in den jeweiligen Baustellen- oder Projektordnern sowie ein eigener Ordner „Arbeitssicherheit AMS-BAU“. Auf diesen haben alle Stellen im Unternehmen Zugriff, die Aufgaben im betrieblichen AMS erfüllen. Dort werden zentral die Dokumentvorlagen weiterentwickelt und die jeweilige AMS-Dokumentation gespeichert.

Als Herausforderung erwies sich weniger die Umsetzung als vielmehr, die Befürchtungen und Unsicherheiten der Beschäftigten zu zerstreuen. Im Rahmen einer Unterweisung wurden die Ablagestruktur, die Checkliste und der Umgang mit den Tablets sehr offen thematisiert und Befürchtungen der Mitarbeitenden angesprochen. Bei den Schulungen wurde z. B. darauf geachtet, dass immer mehr und wenig technikaffine Beschäftigte zusammenarbeiteten, damit sie einander helfen konnten. Diesen anfänglichen Mehraufwand beurteilt der AMS-Beauftragte im Nachgang positiv: „Natürlich muss man erst einmal Zeit investieren, damit etwas Sinnvolles rauskommt. Aber in jedem Projektordner befindet sich jetzt ein AMS-Ordner, in dem die ausgefüllte Checkliste abgelegt ist. Die Bauleitung hat mit dem Tablet problemlos Zugriff auf die für das Projekt erforderlichen Unterlagen des AMS. Gleichzeitig können mit dem Tablet Fotodokumentationen von der Baustelle erstellt und im Projektordner abgelegt werden. Daraus ist wie bei den Regieanweisungen ein Automatismus geworden, der zu einer Verbesserung der Kommunikation beigetragen hat.“

Hieran knüpft auch die Nutzung einer App im Vorschlags- und Meldewesen bei Aumann Holzbau e. K. an: Mittels QR-Codes können Fotos und Kommentare von der Baustelle ins Unternehmen gemeldet werden. Im Rahmen des AMS werden so Ideen, aber auch Mängelmeldungen schnell und unkompliziert abgesetzt. Beispielsweise wurden unsachgemäß aufgestellte Gerüste bereits häufiger via App zurückgemeldet. Auf der Grundlage der zugesandten Fotos erfolgten dann die Kontaktaufnahme mit dem Gerüstersteller und eine konkrete Beschreibung des Problems. Demgegenüber führte die eingereichte Fotodokumentation einer innovativen Detailausführung bei der Dachkonstruktion dazu, dass ein Arbeitsschritt in einem Arbeitsprozess für alle vereinfacht und damit zeitlicher Stress etwas reduziert werden konnte. 

Für die Zukunft stecken Peter Greiner und die Fachkraft für Arbeitssicherheit bereits wieder die Köpfe zusammen, um eventuell auch die sogenannte „Last Minute Risk Analysis“, mit der die Mitarbeiter stärker in die Mitverantwortung bei der täglichen Gefahrenabwehr eingebunden werden sollen, in digitaler Form auf die Baustelle zu bringen.

Für die ZECH Bau SE bedeutet das, dass das Unternehmen selbst ein Baustein in der Digitalisierung für die „Sparte Bau“ ist. In der Prozesslandkarte „BAU“ ist das AMS an verschiedenen, zur Bau- Sparte passenden Stellen verankert: als Kernprozess „Arbeitssicherheit auf der Baustelle“ und bezogen auf die Unternehmensstandorte als Bestandteil des Führungsprozesses. Es wurde zudem eine Steuerungsgruppe mit Vertretern aus den verschiedenen Unternehmen der Bau-Sparte und den fachlichen Bereichen installiert, um die bauspezifischen Prozesse gezielt in den Blick zu nehmen, Prozessstandards zu definieren und diese sukzessive sinnvoll zu digitalisieren. Frank Karnofka, Abteilungsleiter der Arbeitssicherheit bei der ZECH Bau SE, ist bundesweit koordinierend für das AMS verantwortlich und Mitglied in dieser Steuerungsgruppe. Er weiß die Herangehensweise im Zuge der Digitalisierungsstrategie zu schätzen: „Bei einem so großen und bundesweit aufgestellten Unternehmen gibt es regional bei der Umsetzung der Arbeitssicherheit unterschiedliche Herangehensweisen und tradierte Vorgehensweisen. Arbeitssicherheit auf der Baustelle als einen Kernprozess mit einheitlichen Standards zentral für alle zur Verfügung stellen zu können, ist ein echter Zugewinn.“ Zuvor stellten die Fachkräfte für Arbeitssicherheit standortbezogen und einzeln auf Anfrage Informationen und Unterlagen zur Verfügung.

Grundlage für die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie sind verschiedene Softwarelösungen. Ein wichtiges Element ist die Nutzung der verschiedenen „M365-Anwendungen“ aus der Gesamtlösung von „Microsoft 365“. So wurde ein eigener Bereich zum Kernprozess Arbeitssicherheit auf dem „SharePoint“ eingerichtet. Mit der Startseite werden Informationen, zentral abgelegte Dokumentenvorlagen und Verlinkungen anschaulich aufbereitet, um eine zentralisierte Steuerung und Bereitstellung von Informationen und Dokumenten zu gewährleisten. Mitarbeitende und Führungskräfte aller Standorte erhalten, entsprechend ihren Berechtigungen, Zugriff auf die Seite.

Zudem erfolgt die „Unfallerstmeldung“ bei der ZECH Bau SE digital per App, welche von der ZECH Hochbau AG entwickelt wurde. Die App kann entweder von der „SharePoint“-Seite oder mit den dienstlichen Smartphones angesteuert werden. Erfasst werden alle Unfälle mit und ohne Arbeitsausfall. Die digitale Dokumentation beinhaltet somit auch Verbandbucheinträge. Die Beschäftigten werden durch die App mit Eingabefeldern angeleitet, alle wichtigen Informationen der Unfallmeldung auszufüllen. Mit dem Absetzen einer Unfallmeldung werden alle Stellen informiert, die im Prozess der Unfallauswertung und -meldung eine Aufgabe erfüllen. „Durch die digitale Unfallerstmeldung können wir tagesaktuelle Auswertungen der Unfallzahlen durchführen. Wir verwenden hierfür ‚PowerBi‘, was komplexe Auswertungen auf einen Knopfdruck ermöglicht. Schwerpunkte für weitergehende Unfallanalysen können wir jetzt unmittelbar ausmachen und viel schneller Maßnahmen für die Prävention ableiten“, erklärt Franz Karnofka die Verbesserungen für das AMS.

Gemeinsam mit der ZECH Hochbau AG, der Abteilung „Digitales Bauprozessmanagement“ und dem Team „Digital Solutions“ der Zech Management GmbH wird gerade an einer „Begehungs-App“ für die Baustelle gearbeitet. Wichtig sei es, eine gute und für die Bedingungen auf der Baustelle passende Unterstützung für die Führungskräfte vor Ort und die Fachkräfte für Arbeitssicherheit zu entwickeln, gibt der Leiter der Arbeitssicherheit einen Ausblick. 

Während die Grundfunktionen der App bereits anbieterseits am Tagesgeschäft der Dachdeckerfirma orientiert sind, sei es laut Aussage der Prokuristin Frau Katrin Duscher eine wichtige betriebliche Zielsetzung gewesen, die Möglichkeiten der App auch von Anfang an für das AMS zu nutzen. So gehört es zu den wichtigen Funktionen der „MÜLLER + DUSCHER App“, bei der Erstellung der Gefährdungsbeurteilung zu unterstützen. Beschäftigte haben in der App außerdem Zugriff auf alle wichtigen betrieblichen Dokumente des AMS. Katrin Duscher führt aus: „Vorher haben wir alle wichtigen Unterlagen in Papierform in Ordnern mitgegeben. Häufig blieb der Ordner jedoch im Fahrzeug. Die App auf dem Handy hat man dagegen immer dabei und kann auch schnell noch einmal z. B. in eine Betriebsanweisung oder ein Sicherheitsdatenblatt zu einem Gefahrstoff gucken.“

Zudem hat sich die Ablagestruktur der App bewährt. Mobil und flexibel können wichtige Informationen und Dokumente eingesehen und bearbeitet werden, wie z. B. die in der App abgelegten Unterweisungsunterlagen für bestimmte Baustellen, auf die jederzeit für die Unterweisung der Beschäftigten zugegriffen werden kann. Die absolvierte Unterweisung kann mithilfe der Unterschriftenfunktion sogar in der App dokumentiert und der Unterweisungsnachweis im Projektordner ablegt werden. Auf diese Art konnte das Unternehmen mehrere der Arbeitsschritte aus dem AMS BAU-Konzept praxistauglich miteinander verzahnen und effizient in bestehende betriebliche Prozesse integrieren.

Was die App im Alltag ferner besonders macht, ist ihre Unterstützung bei den betrieblichen Kommunikationsprozessen. Die App arbeitet mit einem Übersetzungstool und zeigt die sprachlichen Informationen in der jeweils eingestellten Sprache an. Um z. B. im Sommer noch einmal zum Hautschutz zu sensibilisieren, wurde hierzu eine Nachricht auf Deutsch in den Chat eingegeben, welche bei den Beschäftigten in der jeweils eingestellten Sprache angezeigt wurde. Gleiches gilt bei wichtigen Informationen bei der Aufgabenverwaltung zu den einzelnen Baustellen. Das hilft sehr bei der Verständigung mit Mitarbeitern, die kein oder kaum Deutsch sprechen. Wichtige Informationen werden ergänzend zur mündlichen Kommunikation zusätzlich als Erinnerung mit einer Push-up-Nachricht in der App verbreitet. Nach anfänglicher Zurückhaltung sei die App aufgrund ihrer einfachen Bedienbarkeit auf dem Smartphone von den Beschäftigten gut angenommen worden, so Katrin Duscher. Dass Fotos problemlos in die Dokumentation aufgenommen und sofort im richtigen Ablagebereich gespeichert werden, habe zur Akzeptanz beigetragen.

Vorteilhaft ist aus Unternehmenssicht vor allem, dass die App kontinuierlich an die Bedarfe des Alltags und die Managementanforderungen angepasst werden kann: „Die App ist ein gutes Hilfswerkzeug im hektischen Alltag. Nachteile haben wir nicht festgestellt“, resümiert Geschäftsführer Andreas Duscher.