Von der einzelnen Zertifizierung zum integrierten Managementsystem

Wie lassen sich Arbeitsschutz, Qualität und Umweltmanagement zu einem ganzheitlichen System verbinden, ohne bewährte Prozesse neu erfinden zu müssen? Die MABAU Service GmbH zeigt, wie aus bestehenden Strukturen Schritt für Schritt ein integriertes Managementsystem entsteht, das den betrieblichen Alltag vereinfacht, Synergien schafft und kontinuierliche Verbesserungen ermöglicht.
 

Die MABAU Service GmbH ist mehr als ein klassisches Gebäudereinigungsunternehmen. Der familiengeführte Multidienstleister mit Sitz an der Wurster Nordseeküste bietet eine breite Palette an Dienstleistungen im Gebäudemanagement an. Der Leistungskatalog umfasst neben der herkömmlichen Gebäude- und Unterhaltsreinigung einen Industrieservice, Grünpflege sowie Straßenreinigung und Winterdienst. Die Strahltechnik und das Facilitymanagement runden das Portfolio ab. 

Die Mitarbeitenden sind in ihrem Berufsalltag gezwungen, sich durch diese vielschichtigen Tätigkeiten mit verschiedenen Gefährdungen, Kundenanforderungen und Umweltaspekten auseinanderzusetzen, die gebündelt und gesteuert werden müssen. Mit der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015 und der Einführung des Arbeitsschutzmanagementsystems der BG BAU (AMS BAU), die bereits seit Jahren fester Bestandteil des mittelständischen Unternehmens sind, gelang es dem Management, diese Anforderungen zu realisieren. Um sich zusätzlich von Wettbewerbern abzuheben und auf steigenden Konkurrenzdruck zu reagieren, entschieden die MABAU-Verantwortlichen, die Umweltnorm DIN EN ISO 14001:2015 einzuführen. Dafür mussten sie nicht bei null beginnen, um die Anforderungen der neu einzuführenden Norm erfüllen zu können, sondern konnten auf bereits etablierte Prozesse und Dokumentationsstrukturen zurückgreifen. 
 

AMS BAU als Fundament 

Das bestehende AMS BAU erwies sich als stabiles Fundament für die DIN EN ISO 9001:2015 und DIN EN ISO 14001:2015. Es bildet eine systematische Hilfestellung, um die gesetzlichen Anforderungen im Bereich des Arbeitsschutzes zu erfüllen und unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz strukturiert in den betrieblichen Arbeitsabläufen zu verankern. Das gilt insbesondere für einzelne Bausteine des Arbeitsschutzes wie Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen, Betriebsanweisungen, Verantwortlichkeiten und weitere Anforderungen, die MABAU mit AMS BAU erfolgreich integrieren konnte. 

Jedes Managementsystem wird jedoch erst wirksam, wenn es auch gelebt wird. Dazu müssen Führungskräfte und Mitarbeitende das System verstehen und die Kapazitäten erhalten, es in ihrem betrieblichen Alltag umzusetzen. Bei MABAU gehört es zur Standardeinarbeitung, dass neueingestellte Beschäftigte von ihrer jeweiligen Führungskraft immer an den vorgesehenen Arbeitsplätzen unterwiesen werden. Allen im Unternehmen sollte von Beginn an bewusst sein, dass mit der Einführung kein starrer Prozess entwickelt wurde, der mit dem Erhalt des Zertifikats abgeschlossen ist. Prozesse müssen regelmäßig überprüft, Veränderungen erkannt und Verbesserungen umgesetzt werden. Damit der dafür nötige Austausch über alle Ebenen gelingt, sprechen Führungskräfte über Probleme wie auch gute Lösungen aus dem Arbeitsalltag ihrer Teams in den regelmäßigen „Montagsmeetings“ und geben die Infos Modellhafte bzw. stark vereinfachte Darstellung der drei Szenarien für den Transport und die Bereitstellung eines Roboters für anschließend an ihre Beschäftigten weiter.
 

DIN EN ISO 9001:2015 als vorhandene Struktur 

Neben AMS BAU hatte MABAU bereits ein Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001:2015 im Unternehmen etabliert. Die wesentliche Grundstruktur einer DIN EN ISO Norm war bereits vorhanden. 

Somit bestand die Aufgabe nicht darin, ein weiteres System von Grund auf zu implementieren. Vielmehr ergab sich die Herausforderung, die zusätzlichen Anforderungen sinnvoll in die vorhandene Grundstruktur der DIN EN ISO 9001:2015 zu integrieren. 

Viele Prozesse folgen dabei, unabhängig vom spezifischen Themenbereich, derselben Logik. Zunächst sind Anforderungen festzulegen und Maßnahmen zu definieren, bevor sie in der Praxis umgesetzt werden. Ergebnisse aus der Praxis werden festgehalten und überprüft. Abweichungen werden dadurch sichtbar. 

Anschließend können Maßnahmen zur Verbesserung definiert und eingeleitet werden. „Das schafft Transparenz und stellt sicher, dass wir unsere kurzfristigen wie langfristigen Zielsetzungen immer vor Augen haben und die Wirksamkeit der Maßnahmen stetig überprüfen können“, so MABAU-Geschäftsführer Dennis Maiwald. Diese Art der Betrachtung ist der wichtigste Schritt für die Schaffung eines integrierten und gleichzeitig funktionierenden Managementsystems. 
 

DIN EN ISO 14001:2015 als nächster Entwicklungsschritt 

Mit Einführung der DIN EN ISO 14001:2015 kam die systematische Betrachtung der Umweltauswirkungen hinzu. Innerhalb der Norm geht es aber um mehr als die Reduzierung von Abfall oder die Senkung des Energieverbrauches. Unter anderem war für die MABAU Service GmbH der effektive Einsatz von Fahrzeugen und Arbeitsmitteln ebenso relevant wie ein möglichst geringer Einsatz von Gefahrstoffen, was sich wiederum positiv auf den Arbeitsschutz auswirkt, da viele Gefahrstoffe die menschliche Gesundheit wie auch die Umwelt gleichermaßen gefährden. 

Die vorhandenen Strukturen aus Arbeitsschutz und Qualität wurden um umweltbezogene Anforderungen ergänzt. So entstand Schritt für Schritt die Verschmelzung aus Arbeitsschutz, Qualität sowie Umwelt und damit ein integriertes Managementsystem.
 

Ein Prozess enthält mehrere Perspektiven 

Der größte Vorteil des integrierten Systems zeigt sich im betrieblichen Alltag. Viele betriebsinterne Prozesse haben Schnittstellen zu mehreren Abteilungen bei der MABAU Service GmbH. Ein Beispiel ist die Umrüstung auf akkubetriebene Arbeitsmittel im Gartenservice. Aus Sicht des Arbeitsschutzes stellte sich beispielsweise die Frage, ob die akkubetriebenen Arbeitsmittel den Anforderungen an den Arbeits- und Gesundheitsschutz gerecht werden, welche möglichen Gefährdungen sich daraus ergeben und ob im Ergebnis ein Austausch sinnvoll ist. Das Qualitätsmanagement betrachtet wiederum die objektive Eignung und Zuverlässigkeit anhand von Erfahrungen Dritter und den bereitgestellten Daten der Hersteller. Das Umweltmanagement bewertet Kriterien wie Energieverbrauch, Lebensdauer oder Entsorgung. Durch die Verbindung der Systeme erfolgt eine ganzheitliche Betrachtung. Das führt dazu, dass Maßnahmen besser aufeinander abgestimmt und kurz-, mittel- und langfristige Kostenfaktoren betrachtet werden. Daraus ergibt sich eine umfassende unternehmerische Entscheidungsgrundlage. 
 

Dokumentation mit Sinn und Verstand 

Die MABAU Service GmbH verfolgt den Ansatz, bereits vorhandene Dokumente auf den Prüfstand zu stellen. Die Praxistauglichkeit ist neben der Erfüllung der Anforderungen, die sich aus den beiden Normen sowie AMS BAU und den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen ergeben, das maßgebende Kriterium. Nur ein in der Praxis gelebtes Managementsystem ist im Ergebnis für das Unternehmen ein sinnvolles System. Es soll Prozesse vereinfachen und nicht verkomplizieren.

Ein immer wieder für Konflikte sorgendes Thema war beispielsweise die Kontrolle einzelner Tätigkeiten. Dies ist nicht nur im Rahmen des Arbeitsschutzes, sondern auch für die Einhaltung der selbst gesetzten Qualitätsstandards und der Bestimmungen im Umweltrecht wichtig. 

Aus einer Insellösung mit vielen jeweils zum Fachbereich passenden Dokumenten für Kontrollen vor Ort wurde ein gemeinsam entwickeltes Musterdokument, das per App am Ort des Geschehens aufgerufen und bearbeitet werden kann. Das ausgefüllte Dokument wird anschließend automatisch per E-Mail an die für das jeweilige Managementsystem Verantwortlichen versendet. Das spart nicht nur Arbeitszeit und schont die Umwelt durch weniger Papierverbrauch, sondern führt auch zu mehr Verständnis unter den Mitarbeitenden verschiedener Fachbereiche. Neue Impulse entstehen, die stetigen Fortschritt fördern. Damit die Systeme tatsächlich ineinandergreifen, müssen die Verantwortlichkeiten ebenso wie das erwartete bzw. nötige Maß an Mitwirkung geregelt und von allen Beteiligten sowohl verstanden als auch akzeptiert werden. 

Im Fall von MABAU bedeutet das, nicht allein die Geschäftsführung sowie die Verantwortlichen für Qualität, Arbeitsschutz und Umwelt können die systemischen Anforderungen stemmen, sondern die gesamte Belegschaft muss daran mitwirken. Um das in der Praxis zu gewährleisten, wurden die Anforderungen in den jeweiligen Arbeitsprozessen verankert. Dazu werden alle Mitarbeiter alljährlich zur Grundunterweisung, die im Rahmen eines gemeinsamen Frühstücks in netter Atmosphäre stattfindet, abgeholt und sensibilisiert. Jede bzw. jeder soll verstehen, dass sie oder er Teil des Ganzen und dass der eigene zu leistende Beitrag wichtig ist. Das Feedback aus der Mitarbeitendenumfrage, die jährlich durchgeführt wird, hat gezeigt, dass Begehungen vor Ort nicht nur der Erfüllung von Anforderungen aus den Normen dienen. Die Mitarbeitenden schätzen sie, weil sie wissen, dass Kontrollen nicht nur Mängel aufdecken, sondern auch Lob generieren. Leistungen werden wahrgenommen und verschwinden nicht im betrieblichen Alltagsgeschehen. Eine Begutachtung nach AMS BAU ist auch finanziell attraktiv. Die erste Wiederbegutachtung wird mit 2.000 € belohnt, jede weitere mit 1.000 €. Überhaupt schaut man bei MABAU regelmäßig in den Katalog der BG BAU-Arbeitsschutzprämien, wenn die Beschaffung neuer Arbeitsmittel ansteht.
 

Schritt für Schritt als Zauberformel 

Rückblickend betrachtet war die wichtigste Erkenntnis, dass die Einführung eines weiteren Managementsystems nicht bedeuten muss, sämtliche Prozesse gleichzeitig neu zu definieren. Es erwies sich als sinnvoller, zunächst vorhandene Strukturen zu analysieren, anschließend weitere Anforderungen mit Bedacht zu integrieren und nur dort neue Prozesse zu schaffen, wo noch keine vorhanden sind. Regelmäßige Fortbildungen der Managementsystem-Beauftragten stellen sicher, dass sowohl Neuerungen in den Normen übernommen als auch hinfällig gewordene Anforderungen aussortiert werden. So kann aus einzelnen Themenbereichen eine gemeinsame Struktur entstehen, in der Stärken gebündelt und Schwächen ausgeglichen werden können.